Gestion des temps en cabinet d’expertise comptable : comment passer du temps subi au temps piloté

Dans la plupart des cabinets, tout le monde est d’accord sur une chose :

la rentabilité des missions dépend directement de la qualité de la gestion des temps.

Mais sur le terrain, on constate souvent :

• des temps saisis “à la louche” en fin de semaine,
• des écarts de marge qu’on découvre trop tard,
• une charge mal répartie,
• une facturation déconnectée du réel.

L’objectif de cet article est de répondre à trois questions très opérationnelles :

1. Qu’est-ce qu’une gestion des temps solide dans un cabinet ?
2. Quels sont les points techniques à sécuriser pour qu’elle soit exploitable ?
3. En quoi un outil comme GIDOO, basé sur Odoo , apporte une réponse structurée à ces enjeux ?

À quoi ressemble une “bonne” gestion des temps en cabinet ?

On peut la résumer en 4 caractéristiques très simples à vérifier.

1. Les temps sont saisis au fil de l’eau, pas en fin de semaine

Concrètement, ça veut dire :

• saisie possible en moins de 10 secondes par activité,
• saisie depuis le poste de travail mais aussi le mobile,
• minuteur disponible pour certains profils (conseil, audit, missions complexes),
• rappels automatiques quand les temps d’une journée ne sont pas complétés.

Dès que la saisie devient lourde ou contraignante, les données deviennent approximatives et perdent leur valeur.

2. Chaque temps est rattaché à une mission, pas juste à un client

Une ligne de temps devrait toujours pouvoir se lire comme un triplet :

Client / Dossier – Mission – Tâche

Exemples :

• Client X – Révision annuelle – Travaux de cut-off
• Client Y – Social – DSN mensuelle
• Client Z – Conseil – Prévisionnel de trésorerie

Sans ce niveau de granularité, impossible de :

• savoir quelles missions structurent vraiment la marge,
• repérer les missions structurellement sous-évaluées,
• comparer l’écart temps prévu / temps réalisé.

3. Le temps n’est pas seulement “enregistré”, il est comparé à un prévisionnel

Un bon système de temps ne se contente pas de stocker des heures. Il permet de :

• définir un budget temps par mission et par phase,
• suivre l’avancement (temps consommé vs temps prévu),
• déclencher des alertes en cas de dérive.

Sans ce lien prévu / réalisé, la feuille de temps devient une archive, pas un outil de pilotage.

4. Le temps alimente directement la facturation et le pilotage

Idéalement, la chaîne est continue :

CRM → Lettre de mission → Tâches & budget temps → Saisie des temps → Facturation → Analyse de marge

Dès qu’on ajoute des exports, des fichiers Excel ou des ressaisies, on perd :

• du temps,
• de la fiabilité,
• et souvent… de l’argent.

Les 5 symptômes d’une gestion des temps fragile

Un associé ou un directeur de mission peut très vite se faire une idée avec ce mini “check-up”.

Coche mentalement ce qui est vrai chez vous :

1. Les temps sont saisis en fin de journée, voire en fin de semaine.
2. Certains collaborateurs ne saisissent jamais 100 % de leur temps (ou vous le savez vaguement…).
3. Vous découvrez les bonis/malis de missions plutôt en fin de mois… ou en fin d’exercice.
4. La répartition de la charge est essentiellement gérée “au feeling”.
5. La justification des forfaits est compliquée à produire en cas de litige ou de contrôle qualité.

Si vous cochez 3 points ou plus, votre problème n’est probablement pas “les temps des équipes”, mais l’outillage et la structuration du système de temps.

Les fondamentaux techniques à exiger d’un système de temps

Voici une grille simple pour évaluer ou concevoir votre dispositif.

1. Côté collaborateurs : ergonomie et vitesse

Fonctionnalités clés :

• Minuteur intégré pour lancer/arrêter une tâche en temps réel.
• Saisie manuelle rapide pour ceux qui préfèrent remplir en fin de demi journée.
• Accès multi-appareils : poste de travail, portable, mobile.
• Mode hors-ligne avec synchronisation dès le retour du réseau.
• Rappels automatisés quand les temps de la journée ne sont pas finalisés.

Objectif : la saisie doit être un non-sujet au quotidien.

2. Côté structure : missions, tâches, budget temps

L’architecture doit permettre :

• de définir des modèles de missions avec phases et temps cibles,
• de générer automatiquement les tâches à partir de la lettre de mission
• d’affecter ces tâches aux collaborateurs avec un budget temps par personne,
• de suivre les écarts (par mission, par client, par collaborateur).

C’est là que la gestion des temps devient un outil de pilotage de la production, pas un simple pipe d’informations.

3. Côté managers : revue et arbitrages

Un manager doit avoir, en quelques clics :

• la vue globale des temps de son équipe (par semaine, par mois, par mission)
• les missions en dérive (temps consommé > temps prévu),
• les collaborateurs surchargés / sous-chargés,
• la possibilité de réaffecter des tâches ou de revoir la planification.

Et, idéalement, un workflow de validation des feuilles de temps pour verrouiller les périodes.

4. Côté direction : indicateurs et décisions

La direction a besoin de :

• marges par client, par mission-type, par portefeuille,
• répartition du temps productif / non productif,
• historique des bonis/malis récurrents pour revoir la tarification,
• éléments de traçabilité en cas de contrôle qualité, CAC, peer review.

C’est typiquement ce que permet la couche de reporting et de tableaux de bord de l’écosystème Odoo / Timesheet, exploitable ensuite dans un ERP verticalisé comme GIDOO.

Comment GIDOO exploite Odoo pour le métier des cabinets

5 minutes pour comprendre l’impact d’une vraie gestion des temps

Vous préférez d’abord visualiser le fonctionnement avant d’aller plus loin ?

Nous avons préparé une vidéo courte qui montre, pas à pas, comment la gestion des temps s’intègre au cycle

 mission → temps → facturation

En quelques minutes, vous verrez ce que vos équipes auront réellement entre les mains au quotidien.

GIDOO ne “refait pas” un module de temps : il s’appuie sur Odoo Timesheet et l’oriente métier cabinet.

Concrètement, cela se traduit par :

1. Saisie des temps adaptée aux usages cabinet

• Minuteur utilisable directement depuis les tâches de mission.
• Saisie rapide par journée sous forme de vue type feuille de temps
• Suggestions des dernières missions / tâches pour éviter de re-chercher les dossiers.
• Application mobile permettant de saisir en déplacement, y compris hors-ligne.

2. Chaîne complète

CRM → Mission → Tâches → Temps → Facturation

Dans GIDOO, la logique visée est la suivante :

1. Création / signature de la lettre de mission (CRM / gestion des missions).
2. Génération automatique des tâches de production associées (tenue, révision, social, juridique, conseil).
3. Affectation des temps prévisionnels par collaborateur.
4. Saisie des temps via Odoo Timesheet (minuteur ou saisie manuelle).
5. Alimentation de la facturation (forfait, dépassements, temps passé).
6. Analyse de marge par client, par mission, par équipe.

Le cabinet obtient ainsi un dispositif cohérent, sans rupture de chaîne.

3. Pilotage concret pour les responsables de mission

Avec cette approche, un responsable de mission peut :

• voir, en temps réel, l’avancement des dossiers clés (temps consommé / temps prévu),
• identifier les écarts récurrents sur certains types de missions,
• rééquilibrer la charge entre collaborateurs,
• documenter ses décisions (complément d’honoraires, révision de forfait, renégociation client).

4. Un usage compatible avec la réalité des équipes

Point souvent sous-estimé : la courbe d’apprentissage.

L’avantage d’Odoo Timesheet (et donc de GIDOO qui l’exploite) est de rester sur des principes simples : démarrer un minuteur, saisir une ligne, choisir une mission et une tâche.

Pour les collaborateurs :

• l’outil ne bouleverse pas les habitudes,
• le gain n’est pas théorique : ils voient clairement leurs tâches et leur charge,
• la saisie devient un réflexe, pas une corvée.

En résumé : ce que devrait permettre votre gestion des temps

En une phrase :

vous donner, chaque semaine, une vision fiable de vos marges, de votre charge et de vos priorités.

Concrètement, un bon dispositif de gestion des temps en cabinet doit permettre de :

• savoir où se fabriquent vraiment les bonis/malis,
• identifier les missions structurellement sous-évaluées,
• dimensionner et lisser la charge des équipes,
• sécuriser la facturation et la conformité (CAC, norme qualité),
• nourrir vos arbitrages stratégiques (offre, prix, organisation).

GIDOO, en s’appuyant sur Odoo et en le spécialisant pour l’expertise comptable, vise précisément cet objectif : rendre la donnée temps fiable, exploitée et utile au pilotage du cabinet.

Passez de la théorie au concret : testez GIDOO sur vos propres missions

Envie de voir concrètement comment une gestion des temps bien structurée peut sécuriser vos marges et votre charge équipe ?

GIDOO s’appuie sur Odoo Timesheet pour vous offrir une vision claire, en continu, de vos missions et de vos bonis/malis.

En 30 minutes, nous parcourons ensemble vos usages actuels et les leviers d’amélioration possibles.

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